今後、ますます普及していくであろう「テレカン」。
テレカンを日常に取り入れることで、場所を選ばずにベストなタイミングでの会議が可能になり、それに伴い会社のコスト削減や効率化アップに繋がるのです。
今回の記事では、
- そもそもテレカンとはどういう意味なのか？
- テレカンを導入することにより得られる具体的なメリットは？
- 今後、さらにテレカンの導入が進む背景
について解説します。
テレカンは会議のみならず、社員研修やセミナーなど、社員のスキルアップや情報共有にも役立ちます。
テレカンを導入することで会社の運営が円滑になりますので、メリットを理解する為にも、ぜひ最後までお読みください。
目次
テレカンの意味とは？知っておくべきテレフォンカンファレンスの特徴
テレカンとは、「テレカンファレンス」「テレフォンカンファレンス」「テレビジョンカンファレンス」のような言葉を略した言葉です。
同じテレカンという言葉でも、その意味はそれぞれ微妙に異なっていて、厳密に言うと以下のような意味になります。
- テレカンファレンス＝遠隔会議の意味
- テレフォンカンファレンス＝電話会議の意味
- テレビジョンカンファレンス＝テレビ会議の意味
どれも離れたところで会議することを指していますが、一般的にテレカンといえば、「電話会議」の意味として使われることが多いでしょう。
近年では様々な働き方が増え、状況によっては出勤や出張をして会議室に集まらなくとも、テレカンを利用することで、複数の場所から電話会議をおこなうことができます。
また、テレカンは電話回線と電話機があれば、どこでも気軽に利用できる手軽さがあり、経費の負担や移動時間を考える必要がないのも特徴です。
必要な情報を複数の場所に発信することや、会議のみならず研修や企業説明会など、様々なシーンで活用できるため、多くの企業で積極的に導入が進んでいます。
テレカンを利用するメリットを徹底解説
テレカンを導入することで、多くのメリットがあります。
テレカンは直接、顔を合わせていないため、その場の空気を感じとることや、一人一人が理解しているかを瞬時に読み取ることが難しく、丁寧に、且つ慎重に行う必要があります。
しかし、それ以上にメリットのほうが多いのも事実と言えるでしょう。
ここでは、テレカンを利用することのメリットについてご紹介していきます。
国内外、場所を問わず複数の人数で会議ができる
テレカンの最大のメリットは、国内外問わず、電話回線と電話機があれば複数の人数で通話ができることです。
特に、グローバル化が進んでいく現代には、とても役立つツールと言えるでしょう。
また、遠隔で複数名と通話ができるため、すぐにでも会議が必要な際に、一か所に集まる必要がありません。
参加者のスケジュールさえ合わせれば良いので、遠隔にいながら会議をおこないたいタイミングで、すぐにでも開催できるのです。
設備不要で電話回線と電話機があれば誰でも簡単に利用できる
テレカンは特別、大がかりな設備などは不要です。
使い慣れた電話機と電話回線があれば利用可能なので、IT関連に苦手意識を持っている方でも、とても手軽に利用できます。
また、電話回線を利用するので、インフラ環境が整っていない地域でも問題なく通話ができ、場所を選ばず電話会議ができることも魅力と言えるでしょう。
注意点として、複数の人数で会話する際には多重音声になることもあり、顔が見えない分、誰の意見なのか、瞬時に判断できないケースもあります。
そのような時は、事前にマイクスピーカーがあると音声も聞き取りやすく、円滑に会議が進められるでしょう。
コロナなど無症状の場合も感染症のリスク管理が可能
テレカンはまさに、感染症のリスク管理や災害時にインフラ被害がおきてしまった場合にも、大いに活用できます。
例えば、近年で言うと、新型コロナウイルス感染症のように、感染者の中に無症状の人も存在するケースでは、迅速にテレワークやリモートワークに切り替えることで感染の拡大を予防でき、リスク管理が可能です。
しかし、テレワークやリモートワークでは、迅速に情報共有がしにくいなど、社員同士がコミュニケーション不足に陥ることもあります。
テレカンを導入すれば、それぞれが自宅にいながらも複数名で通話が可能なため、コミュニケーション不足になる事態を回避してくれることも、大きなメリットと言えます。
また、万が一の災害時には、社員の安否確認や迅速に指示を出せるなど、緊急連絡手段としても役立ちます。
緊急時にもスムーズに活用できるように、普段から、身近なツールとして日常的に慣れておくと良いでしょう。
交通費や宿泊費などのコスト削減ができる
わざわざ会議がある度に、遠方から経費をかけて出張をしていたのはひと昔前。
もちろん、重要度によっては、直接顔を合わせて会議をおこなう必要があるでしょう。
しかし、テレカンで十分なケースが大半です。
テレカンは、会議に出席するための交通費、宿代、企業が従業員に支払う出張手当など、大幅な経費削減ができます。
また、経費削減により、躊躇することなく気軽に何度でもミーティングを実施できるので、社員同士の認識のズレを防ぐことや、情報共有のリードタイム短縮などにも役立つでしょう。
テレカンとSkype・zoom・Teamsなどを使ったWeb会議のちがいとは？
時代とともにコミュニケーションツールは増え、状況にマッチしたツールを選び利用することは、仕事の効率化やコミュニケーションの活性化に役立ちます。
そのため、企業は業務を円滑に進めるためにも、用途や必要に応じ、電話会議やWeb会議を積極的に導入するべきでしょう。
電話会議は、安定した通信品質が保たれ、途中で音声が途切れることがないため、重役からのメッセージや、重要度の高い会議などには大変、有効的です。
Web会議は安定した音声への不安はありますが、人数制限がなく無料で画面共有や資料共有をしながら会議を進めることができます。
このように、電話会議やWeb会議は、オフィスに縛られることなく、遠隔にいながらも意思疎通ができるため、それぞれのメリットを理解し効率的に使いわけると良いでしょう。
働き方の多様化に向けテレカンの導入が進む背景とは！
働き方が多様化されている近年、今後は、ますますリモートワークやテレワークが導入されていくことでしょう。
リモートワークやテレワークでは、コミュニケーションがとりにくいなどの問題点を回避するために、テレカンの必要性が更に高まることが予測されます。
また、企業の人材不足を解決するためにも、子育てなど生活環境の変化により、優秀な人材が会社を辞めざるを得ない問題について、働きやすい環境を整備・提供することは企業の急務と言えるでしょう。
フレックスタイムや在宅勤務の導入など、様々な働き方を導入することは優秀な人材を長期に渡り雇用できるので、人材不足解消にも期待がもてるのです。
このように、ますます働き方の多様化が求められる今、会社以外で勤務する人とのコミュニケーションツールとしても、テレカンは多いに力を発揮します。
また、会議室と会議室を繋いでいた電話会議から、会議室と個人宅やサテライトオフィスを繋ぐ電話会議へと、テレカン自体、今後はますます使い方も多様化していくことでしょう。
テレカンのまとめ
今回はテレカンの特徴と利用する上でのメリット、また、今後さらにテレカンの普及が広がる背景についてご紹介させて頂きました。
今まで、テレカンを利用していなかった企業は、すぐにでも導入することで、大幅なコスト削減や、働き方の多様化に対応できるなど、様々なメリットを感じて頂けることでしょう。
また、テレカンの幅広い活用方法を知ることで、リモートワークやテレワークが導入されている企業でも、コミュニケーション不足が解消され、円滑に業務や会議が進められるのです。
更に、社内研修など、社員一人一人のスキル向上にも役立ちますので、ぜひ積極的に活用しましょう。
